מדיניות פרטיות

מקדם זמן היא מערכת לניהול משרדי שמאות מקרקעין: תיקים, לקוחות, מסמכים, ביקור בנכס, כתיבת השומה, תקשורת עם לקוחות ותשלומים. המערכת מופעלת על ידי New Tone ("אנחנו"). מדיניות זו מסבירה איזה מידע אישי המערכת מעבדת, למה, עם מי הוא משותף, היכן הוא נשמר ואילו זכויות עומדות לכם — בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, ולתקנות שהותקנו לפיו.

1. כללי

המדיניות חלה על המערכת בכתובת mekadem-zman.com, על אפליקציית השטח שלה ועל אתר השיווק של מקדם זמן. היא מנוסחת בלשון רבים ופונה לכל המינים. אין חובה חוקית למסור לנו מידע, אבל בלי המידע הדרוש לא נוכל לספק את השירות או לחזור לפנייה.

2. מי אחראי על המידע

המערכת משמשת משרדי שמאות ("המשרד"), וחלק גדול מהמידע שבה הוא מידע שהמשרד מזין על לקוחותיו ועל הנכסים שהוא שם. לכן לכל סוג מידע יש אחראי אחר:

• מידע שהמשרד מזין או מעלה — לקוחות, אנשי קשר, תיקים, מסמכים, תמונות והודעות: המשרד הוא בעל השליטה במידע, ואנחנו "מחזיק" שמעבד אותו בשמו ולפי הוראותיו בלבד, לצורך מתן השירות. המשרד אחראי לכך שיש לו בסיס חוקי לאסוף את המידע, ולמסור ללקוחותיו את ההודעות הנדרשות. מי שמידע עליו מוחזק בידי משרד שמשתמש במערכת מתבקש לפנות קודם כול למשרד עצמו; פנייה שתגיע אלינו תועבר אליו.
• מידע על המשתמשים עצמם (עובדי המשרד) ועל פונים מאתר השיווק: אנחנו בעל השליטה במידע זה.

3. איזה מידע אנחנו מעבדים

משתמשי המערכת

• שם, כתובת דוא"ל ותפקיד במשרד, ומזהה החשבון ב-Microsoft או ב-Google שבו מתחברים. איננו מקבלים ואיננו שומרים סיסמאות.
• פעולות במערכת: יומן פעולות (מי שינה מה ומתי, כולל כתובת IP), שיחות עם העוזר החכם, ודברים שהעוזר התבקש לזכור לגבי המשתמש.

מידע שהמשרד מזין על לקוחותיו ועל אחרים

• פרטי לקוחות ואנשי קשר: שם, מספר תעודת זהות, טלפון, דוא"ל.
• פרטי התיק והנכס, ושדות שהמשרד מגדיר בעצמו — שיכולים לכלול גם פרטים על בעלים, דיירים או צדדים לעסקה.
• מסמכים שמועלים לתיק (כגון נסח טאבו, חוזים, היתרים ותוכניות), והמידע שהמערכת קוראת מתוכם.
• הודעות דוא"ל ו-WhatsApp עם לקוחות, ודרישות תשלום וחשבוניות.
• השומות שהמשרד מפיק, ושומות קודמות שהמשרד מעלה כדי שהמערכת תכתוב בסגנון שלו.

ביקור בנכס (אפליקציית השטח)

• תמונות, הקלטות קוליות והתמלול שלהן, הערות ורשימת תיוג.
• מיקום המכשיר (GPS) בתחילת הביקור ובסופו ובזמן הצילום, מזהה המכשיר ופרטי הדפדפן — כדי לתעד היכן ומתי נעשה הביקור.

פניות מאתר השיווק

• שם, טלפון, שם המשרד, דוא"ל וגודל הצוות שמילאתם בטופס, והדף שממנו נשלח.

מידע טכני

• יומני שגיאות ופעולות (כולל כתובת IP ונתיב הבקשה), הדרושים לתפעול ולאבטחת המערכת.

4. למה אנחנו משתמשים במידע

• לספק את השירות שהמשרד הזמין: ניהול תיקים, קריאת מסמכים, כתיבת השומה, תקשורת עם לקוחות, תיאום ביקורים ותשלומים.
• לזהות משתמשים, לאכוף הרשאות ולתעד פעולות.
• לתמוך במשתמשים, לאתר תקלות, ולשמור על אבטחת המערכת.
• לחזור לפונים מאתר השיווק בנוגע למערכת.
• לעמוד בחובות לפי דין.
• אם המשרד הצטרף לתוכנית שיפור המערכת (תנאי השימוש, סעיף 4א): למדוד ולשפר את המחקר האוטומטי של המערכת, בנתונים ללא פרטים מזהים ובאופן מצרפי בלבד, לפי הוראת המשרד. משרד שלא הצטרף — המידע שלו אינו משמש לכך.

איננו מוכרים מידע אישי, איננו משתמשים בו לפרסום, ואיננו מעבירים אותו למפרסמים או לסוחרי מידע.

5. בינה מלאכותית

המערכת משתמשת בשירותי בינה מלאכותית כדי לקרוא מסמכים, לנסח פרקים בשומה, לבדוק אותה, לתמלל הקלטות ולענות למשתמשים בעוזר החכם. לשם כך נשלחים לספקי הבינה המלאכותית התכנים הנדרשים לאותה פעולה — למשל מסמך, תמונה או קטע מהתיק.

• לפי התנאים המסחריים של הספקים, תוכן שנשלח אליהם דרך ממשק התכנות (API) אינו משמש לאימון המודלים שלהם. הם עשויים לשמור אותו לזמן מוגבל לצורך אבטחה ומניעת שימוש לרעה.
• אנחנו איננו מאמנים מודלים על המידע שלכם. כשהמערכת לומדת מהשומות הקודמות של משרד או מהתיקונים שהשמאים בו עושים בטיוטות, היא עושה זאת עבור אותו משרד בלבד, והמידע אינו מוצג למשרד אחר.
• מה שהבינה המלאכותית כותבת הוא טיוטה. השמאי בודק אותה ואחראי לשומה שהוא חותם עליה.

6. עם מי המידע משותף

אנחנו משתפים מידע רק עם ספקים שדרושים למתן השירות, ורק במידה הדרושה. חלק מהשירותים פועלים רק אם המשרד חיבר אותם.

המערכת שולפת גם מידע ציבורי ממאגרי ממשלה (כגון נדל"ן, GovMap ומינהל התכנון) לפי כתובת או גוש וחלקה; אליהם לא נשלח מידע אישי על לקוחות. נמסור מידע לרשות מוסמכת אם נידרש לכך לפי דין.

7. מידע שמתקבל מ-Google

בכניסה עם חשבון Google אנחנו מקבלים את השם, כתובת הדוא"ל ומזהה החשבון בלבד, כדי לזהות את המשתמש ולשייך אותו למשרד שלו. כשמשרד מחבר את Google Workspace שלו, המערכת ניגשת — בהרשאה שמנהל המשרד נתן — לתיקיות המשותפות של המשרד, לדוא"ל וליומן, כדי לשמור את מסמכי התיקים, לשלוח הודעות ללקוחות, לקרוא פניות שמגיעות לתיבת ההפניות ולתאם ביקורים.

משרד שעובד עם חשבונות Gmail

במשרד כזה כל אחד מאנשי המשרד מחבר את חשבון ה-Google שלו פעם אחת ומאשר את ההרשאות במסך של Google. המערכת שומרת אסימון גישה מוצפן ומשתמשת בו לפעולות האלה בלבד:

• Gmail — שליחה בלבד: שליחת הודעות מהכתובת שלכם בשם המשרד. הרשאה זו אינה מאפשרת למערכת לקרוא את תיבת הדואר שלכם.
• Google Calendar — אירועים: יצירה, עדכון ומחיקה של אירועי הביקורים ביומן שלכם. ההרשאה חלה על יומנים שבבעלותכם בלבד, ולא על יומנים ששותפו אתכם.
• Google Drive — קבצים של המערכת בלבד: תיקיית המסמכים של המשרד והקבצים שהמערכת יצרה בה, וקבצים שבחרתם בעצמכם ב-Drive כדי לצרף לתיק. המערכת אינה רואה את שאר הקבצים שלכם. התיקייה נמצאת ב-Drive של מנהל המשרד ומשותפת עם אנשי המשרד.

משרד שאישר גישה מורחבת

משרד שעובד עם חשבונות Gmail יכול לקבל גישה מורחבת. רק במשרד כזה, ורק לאחר שבעל החשבון אישר זאת במסך של Google, הפעולות שלמעלה מתרחבות כך:

• Gmail — גם קריאה: ההרשאה של Google חלה על כל תיבת הדואר. המערכת קוראת רק את התיבה שהמשרד הגדיר לקבלת הפניות, כדי לאתר בה הפניות מבנקים והודעות הקשורות לתיקים. ההודעות בתיבה לא מוזזות ולא מסומנות.
• Google Drive — כל הקבצים: ההרשאה של Google חלה על כל ה-Drive. המערכת משתמשת בה לתיקיית המסמכים של המשרד, כדי לזהות גם קבצים שהוכנסו לתיקיות התיקים ישירות ב-Drive.

Offices with extended access only: after the account owner approves it on Google's consent screen, the app may also read the Gmail mailbox the office set for referrals, to find bank referrals and case-related messages, without moving or marking them; and may use full Google Drive access for the office's documents folder, to detect files added to case folders directly in Drive.

כללים לכל מידע שמתקבל מ-Google

• מידע זה משמש רק לתכונות שהמשתמשים רואים ומפעילים במערכת.
• הוא אינו נמכר, אינו משמש לפרסום, ואינו מועבר לצד שלישי אלא לספקים שבסעיף 6 לצורך אותן תכונות.
• מסמכים ותוכן דוא"ל שהגיעו מ-Google עשויים להישלח ל-Anthropic, ספק הבינה המלאכותית שלנו, כדי לקרוא אותם עבור המשרד ולהציג את התוצאה במערכת.
• הוא אינו משמש לפיתוח, לאימון או לשיפור של מודלים כלליים של בינה מלאכותית או למידת מכונה.
• אנשי הצוות שלנו אינם קוראים מידע זה, אלא בהסכמתכם המפורשת, כשהדבר דרוש לאבטחה, או כשהדין מחייב זאת. ייצוא נתוני משרד או הוספת איש צוות למשרד דרך מערכת הניהול דורשים אישור של מנהל המשרד, שנרשם ביומן ומסתיים מעצמו אחרי 72 שעות.

ניהול ומחיקה

• ניתוק החשבון: אפשר לנתק את החשבון בתפריט הצד של המערכת ("ניתוק חשבון Google"), או לבטל את ההרשאה בכל עת בדף ההרשאות של חשבון Google. בניתוק מהמערכת אנחנו מוחקים את אסימון הגישה ומבקשים מ-Google לבטל אותו. כך קורה גם כשמנהל המשרד משבית את המשתמש שלכם.
• מנהל המשרד: התיקייה נמצאת ב-Drive שלו, ולכן אי אפשר לנתק את חשבונו מתוך המערכת. אם הוא יבטל את ההרשאה בדף של Google, אנשי המשרד לא יגיעו דרך המערכת למסמכי התיקים עד שיחבר את החשבון מחדש. הקבצים עצמם נשארים ב-Drive שלו. אם המשתמש שלו מושבת, החיבור נשמר ללא שימוש, כדי שאפשר יהיה להסדיר את המשך הגישה למסמכים.
• מידע שכבר נשמר במערכת: הניתוק מפסיק גישה חדשה אך אינו מוחק מידע קיים. קבצים שצורפו לתיק הם חלק מתיק המשרד ונשמרים לפי סעיף 11. למחיקתם אפשר לפנות למשרד, או אלינו בכתובת roi@new-tone.io.

מקדם זמן (Mekadem Zman)'s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

8. היכן המידע נשמר

מסד הנתונים והשרתים של המערכת נמצאים בארצות הברית, אצל ספק האירוח Railway. מסמכי התיקים נשמרים בעיקר בחשבון Microsoft 365 או Google Workspace של המשרד עצמו, או במשרד שעובד עם חשבונות Gmail, ב-Google Drive של מנהל המשרד. תמונות והקלטות מהביקור, תמונות השומה, שומות שהופקו וקבצים שצורפו לדוא"ל שהתקבל נשמרים באחסון הקבצים של Google Cloud בישראל (תל אביב); תבניות ושומות קודמות נשמרות במסד הנתונים של המערכת. ספקי הבינה המלאכותית פועלים בארצות הברית.

העברת המידע אל מחוץ לישראל נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001, ולספקים שמתחייבים לשמור על המידע ולהשתמש בו רק לצורך מתן השירות.

9. עוגיות ואחסון בדפדפן

• המערכת משתמשת רק בעוגיות הדרושות להתחברות: עוגיית ההתחברות (בתוקף עד 30 יום) ועוגיות הגנה של תהליך הכניסה. אין במערכת עוגיות פרסום ואין כלי מעקב או ניתוח של צד שלישי.
• הדפדפן שומר העדפות תצוגה (למשל מצב התפריט ותצוגת השומה). אפליקציית השטח שומרת במכשיר את התיקים שנפתחו בה ואת התמונות וההקלטות שעוד לא נשלחו, כדי לעבוד גם בלי קליטה; הם נשלחים לשרת ונמחקים מהתור כשיש חיבור.
• דף התיק טוען את מפות Google, ו-Google עשויה לקבל במהלך הטעינה את כתובת ה-IP של הדפדפן.

10. אבטחת מידע

אנחנו נוקטים אמצעים סבירים להגנה על המידע, ובהם:

• כניסה דרך Microsoft Entra ID או חשבון Google בלבד, בלי סיסמאות שנשמרות אצלנו.
• הפרדה בין משרדים, והרשאות לפי תפקיד בתוך המשרד.
• תקשורת מוצפנת (HTTPS), והצפנה של מפתחות הגישה לשירותים חיצוניים שהמשרד שומר במערכת ושל אסימוני הגישה לחשבונות Google.
• תיעוד אוטומטי של כל גישה למידע במערכת — מי, מתי, למה ניגש והאם הגישה אושרה — ויומן של כל שינוי. המערכת עצמה יכולה רק להוסיף ליומנים אלה, ולא לשנות או למחוק אותם.
• תיעוד ביקור בנכס שאינו ניתן לשינוי לאחר מעשה.
• הגבלת קצב בקשות, וכותרות אבטחה בכל תגובה של השרת.

אין מערכת חסינה לחלוטין. אם יתרחש אירוע אבטחה שנוגע למידע של משרד, נודיע למשרד בהקדם ונפעל כנדרש לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017.

11. כמה זמן המידע נשמר

• מידע של משרד נשמר כל עוד המשרד משתמש בשירות. בסיום ההתקשרות נמסור למשרד, לבקשתו, ייצוא של המידע, ולאחר מכן נמחק אותו, למעט מידע שעלינו לשמור לפי דין.
• אסימון הגישה לחשבון Google נשמר עד לניתוק החשבון או להשבתת המשתמש (למעט מנהל המשרד, כמתואר בסעיף 7). אם ההרשאה בוטלה ב-Google, המערכת מפסיקה להשתמש בו מיד, והוא נמחק כשמנתקים את החשבון או בסיום ההתקשרות.
• תיעוד ביקור בנכס נשמר כל עוד התיק קיים; קובץ שחובה למחוק לפי דין מוסר, ונשאר רק תיעוד של ההסרה.
• יומן הגישה למידע נשמר 24 חודשים; יומן השינויים בתיקים נשמר 7 שנים; רישומי תקלות ובקשות לשירותים חיצוניים נשמרים 90 יום. לאחר מכן הם נמחקים אוטומטית. גישה חוזרת לאותו מידע בתוך שעה (למשל רענון אוטומטי של דף) מתועדת כרשומה אחת, ורשומה נוספת שמסכמת כמה פעמים חזרה הגישה ומתי.
• פנייה מאתר השיווק נשמרת כל עוד היא דרושה לטיפול בה, ותימחק לבקשתכם.
• תוצאות מפורטות של תוכנית שיפור המערכת (ברמת תיק, ללא פרטים מזהים) נמחקות לאחר 90 יום.

12. הזכויות שלכם

• לעיין במידע עליכם (סעיף 13 לחוק הגנת הפרטיות).
• לבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן (סעיף 14 לחוק).
• לבקש שלא נפנה אליכם בדיוור שיווקי.

בקשה שנוגעת למידע שמשרד שמאות מחזיק עליכם — למשל כלקוחות של המשרד — יש להפנות למשרד, שהוא בעל השליטה במידע; נסייע לו לטפל בה. בקשה אחרת אפשר לשלוח אלינו בדוא"ל, ונשיב תוך 30 יום. אם אינכם מרוצים מהטיפול, אפשר לפנות לרשות להגנת הפרטיות.

13. שינויים במדיניות

נעדכן את המדיניות כשהשירות או הדין משתנים, ונציין בראש הדף את תאריך העדכון. על שינוי מהותי נודיע למנהלי המשרדים מראש. מסמך זה משלים את תנאי השימוש.

14. יצירת קשר

לשאלות ולבקשות בנושא פרטיות: roi@new-tone.io.